• Guía para nuevos héroes •
Onboarding
Tu guía completa para volar alto en Hero Insurance USA
01
Bienvenido a Hero Insurance USA
Si estás leyendo esto, ya eres parte del equipo. ¡Bienvenido, héroe! 🦸
Hero Insurance USA es una agencia de seguros basada en Miami, Florida, especializada en planes Medicare, ACA, vida, dental y salud. Trabajamos con los principales carriers del mercado — Aetna, Humana, United, Wellcare, Cigna, Anthem, Molina y más de 30 otros — para ofrecer soluciones reales a cada cliente.
Nuestra misión: "Dale un Hero a tu vida." Cada llamada, cada aplicación, cada agente que apoyamos, es una oportunidad de hacerle la vida más fácil y segura a una familia.
Nuestro equipo
Nuestro equipo está conformado mayormente por personas de Venezuela, con algunos miembros de Cuba y Colombia, todos trabajando directamente para nuestra sede en Miami, Florida. Aunque estamos en diferentes ubicaciones, operamos como un solo equipo — lo que nos obliga a ser disciplinados con la comunicación, los horarios y la seguridad de la información.
Hora oficial de la empresa: Eastern Time (Miami, FL).
02
Tu primer día — Checklist
Estos son los pasos para activar tus superpoderes digitales. Tu supervisor o el equipo de IT te guiará, pero aquí tienes todo lo que necesitas.
1
Recibe tu correo Hero
Te entregarán una cuenta tunombre@heroinsuranceusa.com con una contraseña temporal. Cámbiala en el primer login.
2
Crea un perfil de Chrome con tu cuenta corporativa
Abre Google Chrome → ícono de perfil (esquina superior derecha) → + Agregar → Iniciar sesión. Ingresa tu correo y contraseña corporativa. Esto sincroniza marcadores, extensiones y configuraciones de la empresa en tu navegador.
3
Activa tu Autenticación Multifactor (MFA)
Es obligatorio. Ve a myaccount.google.com → Seguridad → Verificación en dos pasos. Usa Google Authenticator en tu celular como método de verificación.
4
Configura tu firma de correo Hero
Tu firma oficial con el escudo Hero es obligatoria y se instala en menos de 2 minutos. Tiene dos partes:
A · Instala tu firma automática
Entra a heroinsuranceusa.com/firma con tu cuenta corporativa, acepta los permisos, revisa que tus datos estén correctos y haz click en Instalar mi firma en Gmail. Recarga Gmail y listo.
B · Configura la firma para respuestas
Gmail no aplica la firma automática a los correos de respuesta — hay que activarlo manualmente. Sigue el video corto (menos de 2 min): Ver tutorial.
⚠️ Importante: sin el paso B, tus respuestas saldrán sin firma o con la anterior.
A · Instala tu firma automática
Entra a heroinsuranceusa.com/firma con tu cuenta corporativa, acepta los permisos, revisa que tus datos estén correctos y haz click en Instalar mi firma en Gmail. Recarga Gmail y listo.
B · Configura la firma para respuestas
Gmail no aplica la firma automática a los correos de respuesta — hay que activarlo manualmente. Sigue el video corto (menos de 2 min): Ver tutorial.
⚠️ Importante: sin el paso B, tus respuestas saldrán sin firma o con la anterior.
5
Únete a Gather Town
Nuestra oficina virtual. Es donde "vivimos" durante el día: reuniones, consultas rápidas, vida del equipo. Tu presencia en Gather es obligatoria durante tu horario de trabajo. Tu supervisor te enviará la invitación o puedes entrar desde el Hub.
6
Lee las políticas internas
Ve a Políticas y lee al menos las 5 primeras. No es opcional — manejas datos sensibles de clientes y agentes.
7
Preséntate al equipo
Tu presentación se hace en el primer Daily Meeting en el que participes. Di de dónde eres, qué harás en Hero, y cualquier cosa fun que quieras compartir. Somos un equipo cercano.
03
El Hero Hub — Tu cuartel general
El Hub centraliza todo lo que necesitas en tu día a día. Conócelo sección por sección.
Inicio
El dashboard principal. Saludo personalizado, arsenal de herramientas, misiones rápidas, clima, próximos cumpleaños, spotlight del héroe del mes y mensaje del día.
Equipo
Directorio interno con foto, rol, correo, teléfono, país y cumpleaños de cada miembro. Aquí conocerás a todos tus compañeros héroes.
Portales
Dos zonas: "Cuentas del Equipo" con los accesos compartidos de Jesús y Anny (los que todos usan), y "Mis Portales" donde guardas tus accesos personales.
Directorio
Contactos externos de carriers y socios (Broker Support, Finance, Contract, Sales, etc.). Colaborativo — cualquiera puede agregar o editar.
Guías
Manuales paso-a-paso de los procesos más comunes (creados con Scribe). Antes de preguntar, busca aquí — probablemente ya existe la guía.
Políticas
Las 13 normativas internas: seguridad, clasificación de datos, MFA, uso de IA, credenciales, trabajo remoto, offboarding, respuesta a incidentes y más.
Tip de navegación: en cualquier página, haz click en el logo "HERO HUB" arriba a la izquierda para volver al inicio. Y si ves un ícono de escudo verde 🛡️ en tu topbar, significa que eres admin del Hub.
04
Herramientas que usamos
Estas son las herramientas oficiales del equipo Hero. Todas están en el "Arsenal del Héroe" del inicio del Hub.
🟦 Google Workspace
- Gmail — correo corporativo, el canal oficial más importante
- Google Drive — archivos compartidos del equipo
- Google Calendar — reuniones, meetings, eventos. Todo pasa por aquí
- Google Meet — videollamadas formales
- Google Chat — mensajería interna del equipo
- Google Sheets / Docs — documentos colaborativos
🦸 Comunicación y trabajo
- Gather Town — oficina virtual, ahí "estamos" durante el día
- WhatsApp — comunicación operativa rápida (nunca datos sensibles)
🤖 Inteligencia Artificial
- ChatGPT, Gemini, Claude — asistentes de IA para apoyo en tareas
Importante: nunca pegues SSN, direcciones, datos médicos, credenciales o información financiera real en herramientas de IA. Ver Política #11.
💼 Herramientas de trabajo
- Scribe — crear guías paso a paso
- Canva — diseño de material visual
- Zoho Assist — soporte técnico remoto (IT se conecta a tu PC para ayudarte)
- ExpressVPN — VPN corporativa para acceder a portales de EE.UU. con restricción geográfica
📊 CRM
- GoHighLevel — CRM del equipo para gestión de clientes, automatización de marketing y ventas
05
Cómo pedir ayuda
En Hero valoramos la autonomía, pero también la colaboración. Si estás atascado, pregunta. Preguntar no es debilidad, es inteligencia.
Problemas técnicos, accesos, IT
Fernando Romero
it@heroinsuranceusa.com
Cuenta bloqueada, contraseña olvidada, aplicación que no funciona, acceso a sistemas, dudas sobre el Hub, seguridad de la información.
Nómina, beneficios, HR
Aurys Rodriguez
Pagos, beneficios, días libres, vacaciones, dudas sobre tu contrato, problemas con tu supervisor.
Apoyo directo al agente
Ramón Portillo
Broker Support. Soporte directo a los agentes en su día a día: dudas operativas, acompañamiento en casos, resolución rápida de bloqueos.
Productos y pólizas
Alfredo Infante
Dudas sobre productos, tipos de planes, beneficios de las pólizas, scripts de venta, objeciones comunes.
Contratos y carriers
María Lo Monaco
Procesos de contracting, entrenamientos de carriers, estatus de contratos, soporte a agentes con portales de carriers.
Finanzas, comisiones
Gilbana Barroso
Comisiones, overrides, reportes financieros, dudas sobre pagos de carriers, bonos.
Tip: antes de escribir, revisa las Guías — muchas preguntas ya tienen una respuesta paso a paso ahí. Ahorras tiempo tuyo y del equipo.
06
Reglas importantes — en 8 puntos
Las políticas completas están en Políticas. Si solo lees algo hoy, que sea esto:
🔐
MFA siempre activo
Nunca desactives la autenticación multifactor. Nunca compartas tu contraseña. Tu cuenta Hero es tuya y solo tuya.
🤖
Nada sensible en IA
Prohibido pegar SSN, direcciones reales, datos bancarios, datos médicos o credenciales en ChatGPT, Gemini, Claude o cualquier herramienta externa.
🌐
VPN para acceder a portales de EE.UU.
Muchos portales de carriers y sistemas de seguros tienen restricción geográfica. Usa ExpressVPN para conectarte desde una IP de Estados Unidos y poder acceder sin problemas.
📅
Daily Meeting — todos los días a las 2:00 PM (Miami)
Tenemos reunión diaria obligatoria a las 2:00 PM hora Eastern (Miami). El uso de cámara web y micrófono es obligatorio. No es opcional — es donde nos sincronizamos como equipo.
🏢
Presencia obligatoria en Gather
Gather Town es nuestra oficina virtual. Debes estar conectado y presente en Gather durante tu horario de trabajo. Es la forma en que nos mantenemos accesibles y comunicados como equipo.
🚨
Reporta incidentes de inmediato
Si sospechas que tu cuenta fue comprometida, si enviaste info a la persona equivocada, si perdiste tu dispositivo — avisa a IT ya. No hay castigo por reportar de buena fe; sí lo hay por ocultar.
🔑
Credenciales, siempre en el Hub
Las credenciales de carriers se guardan en la sección Portales del Hub. Nunca en Google Sheets, WhatsApp, correos ni post-its.
⏰
Hora oficial: Eastern Time
Independientemente de dónde estés, nuestro horario se mide en Eastern Time (Miami). Comunica tu horario habitual a tu manager.
07
Glosario Hero
Si el vocabulario de seguros te suena a chino, esta sección es para ti. Los términos más comunes que escucharás:
Sin resultados para tu búsqueda.
A
ACA
Affordable Care Act. La ley que creó el marketplace de seguros (Obamacare).
Adenda (Adéndum)
Documento que se añade a un contrato o póliza ya existente para modificar, aclarar o agregar términos, sin reemplazar el documento original.
AEP
Annual Enrollment Period. Octubre 15 – Diciembre 7. Temporada alta de Medicare.
Agente
Persona licenciada que vende seguros. Trabaja bajo el paraguas de Hero.
C
Carrier
Compañía de seguros que emite las pólizas (Aetna, Humana, United, etc.).
CMS
Centers for Medicare & Medicaid Services. El regulador federal de Medicare.
Contracting
Proceso de dar de alta a un agente con un carrier específico.
E
E&O
Errors and Omissions. Seguro de responsabilidad profesional que deben tener los agentes.
F
FMO / IMO
Field/Independent Marketing Organization. Nivel de agencia que tiene contratos directos con carriers.
L
LIFE
Seguros de Vida. Pagan un beneficio al fallecimiento del titular a los beneficiarios designados. Pueden ser temporales (term), permanentes (whole, universal) o con beneficios en vida.
M
MA / MAPD
Medicare Advantage / Medicare Advantage Prescription Drug. Planes privados de Medicare.
N
NPN
National Producer Number. Número único que identifica a cada agente ante la NAIC.
O
OEP
Open Enrollment Period. Enero 1 – Marzo 31. Segunda ventana de cambios.
Override
Comisión que gana la agencia sobre las ventas de sus agentes.
P
PDP
Prescription Drug Plan. Plan Medicare solo de medicamentos (Parte D).
PHI
Protected Health Information. Información médica protegida por HIPAA.
PrEP
Pre-Exposure Prophylaxis. Medicamento preventivo del VIH cubierto sin costo (sin copago, deducible ni coseguro) por la mayoría de planes ACA, Medicaid y Medicare.
R
Release
Liberación formal. Aplica a clientes (cuando dejan de estar bajo la responsabilidad de un agente) o a agentes (cuando dejan de estar afiliados a una agencia o carrier, quedando libres para contratarse en otro lado).
S
SEP
Special Enrollment Period. Ventana especial por eventos de vida (mudanza, pérdida de empleo, etc.).
SSN
Social Security Number. Número de Seguro Social de 9 dígitos asignado a ciudadanos y residentes de EE.UU. Es información Nivel 3 (Confidencial) — nunca se comparte por chat, correo ni herramientas de IA.
SUPP
Planes suplementarios. Cubren beneficios adicionales no incluidos en Medicare Original: dental, visión, audición, hospitalización, entre otros.
V
Vector
Sistema de reporte de la industria (Vector One / Debit-Check). Si un agente queda con saldo deudor a una aseguradora — usualmente por chargebacks de pólizas canceladas — y no lo paga, queda reportado. Estar en Vector dificulta ser contratado por otros carriers hasta saldar la deuda.
W
W-9
Formulario del IRS (Request for Taxpayer Identification Number). Lo firman agentes y contratistas para reportar ingresos al gobierno federal. Contiene nombre legal, dirección y número de identificación fiscal (SSN o EIN).
Writing ID
Número interno que cada carrier le asigna a un agente para trackear sus ventas con ellos.
08
Contactos clave
El equipo de liderazgo de Hero Insurance USA. En Equipo encuentras los datos completos de todos.
CEO
Jesús Gutiérrez
Dirección estratégica, visión, decisiones ejecutivas.
COO
Anny Medina
Operaciones, ejecución del día a día, coordinación entre áreas.
CFO
Aurys Rodriguez
Finanzas, HR, nómina, beneficios.
Productos y Pólizas
Alfredo Infante
Asesoría en productos de seguros, tipos de planes, beneficios y estrategia comercial.
Contratos y Carriers
María Lo Monaco
Contracting, entrenamientos de carriers, soporte a agentes, gestión de contratos.
Finanzas / Comisiones
Gilbana Barroso
Comisiones, overrides, reportes financieros.
IT & Technology
Fernando Romero
Infraestructura tecnológica, seguridad, el Hero Hub, soporte técnico.
Broker Support
Ramón Portillo
Apoyo directo a los agentes en su día a día: soporte operativo, acompañamiento y resolución rápida de bloqueos.
09
Bienvenido, héroe 🦸
Llegaste hasta el final de la guía. Eso ya dice mucho de ti.
Hero Insurance USA no es solo una agencia de seguros. Es un equipo de personas que creen que cada cliente merece respeto, cada agente merece apoyo real, y cada día es una oportunidad para hacer algo mejor que ayer.
Vas a cometer errores. Todos los cometimos. Lo importante es que los reportes, aprendas y sigas. Aquí nadie camina solo.
Si tienes dudas durante tus primeras semanas, pregunta sin miedo. Si ves algo que se puede mejorar, dilo. Si descubres un truco nuevo, compártelo en Guías. Hero crece cuando cada héroe comparte su superpoder.
"
Dale un Hero a tu vida.
